Inleiding
Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft voor dat de overhead op een separaat programma wordt begroot, verantwoord en in een apart overzicht wordt opgenomen. De programma’s bevatten daarmee alleen de baten en lasten van het primaire proces. Het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces, maar ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen behoren tot de overhead.
Ter wille van een uniforme verantwoording in alle gemeenten is een eenduidige afbakening van belang van enerzijds de kosten die verband houden met het primaire proces en anderzijds de kosten die gerekend worden tot de overhead. Daartoe geeft de regelgeving een uitvoerige en gedetailleerde omschrijving van wat er valt onder het taakveld '0.4 Ondersteuning'.
Vanaf de programmabegroting 2025 is de geactualiseerde notitie Overhead van de commissie BBV van toepassing waarin een andere, minder brede afbakening van de definitie van het begrip overhead is opgenomen.
Samengevat bestaat de overhead uit:
- loonlasten van functies in het PIOFACH domein (P&O/ HRM, inkoop, financiën, communicatie, ICT, juridische zaken en facilitaire zaken);
- ICT lasten van de PIOFACH-systemen;
- huisvestingslasten;
- uitbestedingslasten PIOFACH taken;
- rentelasten die niet zijn toe te delen aan de taakvelden in het primaire proces.
De Aalsmeerse overhead is voor een belangrijk deel "afkomstig" uit de AA-organisatie en wordt doorbelast in de dienstverleningsbijdrage. De wijze waarop de overhead onderdeel is van de dienstverleningsbijdrage is vastgelegd in de nota kostentoerekening die door het college van Amstelveen is vastgesteld.
Op de totale bijdrage die Aalsmeer op basis van de centrumregeling betaalt heeft de notitie geen invloed. Gevolg van de notitie is wel dat er meer kosten moeten worden toegerekend aan de taakvelden (programmabudgetten) dan voorheen. Dit betekent een hogere doorbelaste capaciteit op de taakvelden en lagere kosten op de overhead. Het effect hiervan zien we bij de kostendekkende exploitaties en in de doorbelaste overhead voor de projecten.